SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los ultimos años se han caracterizado por su substancial crecimiento en la instalacion de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos más conocidos como Enterprise Resource Planning Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la existencia caada vez mayor de ofertas de este tipo de aplicaciones dejando claro que es relativamente más economico implementar aplicaciones como SAP, Oracle y otras, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economia es en su mayoria en tiempo de implementación, y en algunos casos en costo.
Dado que la inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial. En nuestra definición, un sistema de información gerencial debe permitir a la gerencia la toma decisiones basadas en información oportuna, y veráz. Sin embargo, mientra los ERP están diseñados para el manejo de información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y analisis, procesos para los cuales los ERP no están diseñados.

Esta es la razón fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial normalmente no está incluido dentro de las grnades aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información transaccional como la facturación , la explosión de materiales, los abonos a las carteras, o la contabilización de movimientos de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de información histórica y comparativa de resultados.

Para la implementación del sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad de que información oportuna no aplica tener la última factura o el último pago registrado en este Sistema. La información Gerencial se produce con base en movimientos históricos. tendencias y análisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este análisis. Normalmente se define como período apropiado de oportunidad, el movimiento del día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la información con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entoces que en los procesos trasnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resumen o clasificación en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.

Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requiere definiciones e indicadores
que normalmente tienen componentes externos a la compañia, como la tasa del cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

Hoy en día existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de información gerencial en la profundidad y complejidad que se requiera. Conozco de empresas que representan a su gerente, seis o ocho semásforos con indicadores en verde, amarillo y rojo dependiendo del resultado del día anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle de cualquiera de éstos semáforos, para determinar la causa de su estado, y así poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situación.

La difinición de un sistema de información gerencialse fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permiten medir como avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejas objetivos claramenete definidos o difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.
Se espera que la información transaccional que se procesa eln los ERP produzcan la información requerida de estas transacciones en el sistema de información gerencial. Por esta razón es importante que las definiciones que se hacen a nivel de codificación en los ERPtengan presente . que se requerirá clasificaciones de múltiples formas aún no definidas, para la SIG. Una definición equivocade estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementación, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para toma de decisiones.